Datenschutzbroschüre

An dieser Stelle finden sich Hinweise zur Nutzung der Datenschutzbroschüre. Die Datenschutzbroschüre lässt sich im Bereich „Anleitungen und Hilfen“ als Vorlage herunterladen.

Anleitungen und Hilfen


Zur Idee der Vorlage

Die Vorlage soll das Thema „Datenschutzeinwilligungen“ in der Grundschule nicht nur vereinfachen, sondern auch ansprechender und informativer gestalten. Eltern erhalten einen detailierten Einblick in die Medienarbeit der Schule und treffen Entscheidungen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ihres Kindes. Durch die direkte Verknüpfung der Datenschutzeinwilligungen mit der im Schulkonzept verankerten Medienarbeit der Schule wird den Eltern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Kinder transparent.

Durch die genutzen Grafiken und Symbole werden die Orientierung und das Verständnis erleichtert. Eine reduzierte Übersichtseite der Entscheidungen der Eltern greift die Grafiken und Symbole aus dem vorderen Teil wieder auf.

Aufteilung

Die Datenschutzbroschüre besteht aus sechs Teilen.

1. Teil

Im 1. Teil wendet sich die Schulleitung an die Eltern, um ihnen die Themen Medienarbeit und Datenschutz näher zu bringen.

2. Teil

Im 2. Teil geht es um die Anfertigung von Medienprodukten im Unterricht. Wichtig ist hier, dass diese ohne zusätzliche explizite Einwilligungen den Unterricht nicht verlassen dürfen. Das sollte bei skep­ti­schen Eltern die Hemmschwelle senken, ihre grundlegende Einwilligung für diesen Zweck zu erteilen.

3. Teil

Im 3. Teil geht es um die Basis-IT, Plattformen und Apps, die verbindlich eingeführt im Unterricht genutzt werden (s. dazu Ergänzende Hinweise zur Einführung). Dieser Teil muss von jeder Schule entsprechend angepasst werden.

4. Teil

Im 4. Teil geht es um das Thema Veröffentlichungen auf der Schulhomepage oder in der Presse. In den Blick genommen werden dabei auch Medienprodukte, die im Unterricht erstellt wurden. Die Adresse der Schulhomepage muss auf dieser Seite ergänzt werden.

5. Teil

Im 5. Teil geht es um weitere einwilligungsbedürftige Angaben. Aufgenommen wurde hier unter anderem die „übliche“ Klassenliste mit den Kontaktdaten der einzelnen Schülerinnen und Schüler. Keine Zustimmung ist nötig für interne Listen, die von der Schule zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags erstellt werden.

6. Teil

Im 6. Teil werden die allgemeinen Informatio­nen zur Datenverarbeitung gebündelt zusammengestellt. Das vermeidet unnötige Wiederholungen auf jeder Seite. Hier sind u. a. der/die Verantwortliche zu ergänzen. Die Kontaktdaten der zuständigen behördlich bestellten schulische Daten­schutzbeauftragten können der verlinkten Liste entnommen werden.

zu den behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten

Unterschriften

Im Unterschriftsteil werden alle Entscheidungen zu den vorher vorgestellten Formen und Zwecken der Verarbeitung von personenbezogenen Daten noch einmal auf einer Seite zu­sammengestellt. Danach folgt die Seite, auf welcher der Name des Kindes eingetragen wird und die Unterschrift der Eltern erfolgt. Diese beiden Seiten erhält die Schule.

Wie sollte man die Vorlage nutzen?

Vorbereitung

Ergänzen Sie rot markierte Stellen schulbezogen.

Passen Sie die Broschüre und die Unterschriftsseiten an Ihre Bedürfnisse an. Löschen Sie Seiten oder ergänzen Sie die Broschüre mit Produkten, die an Ihrer Schule genutzt werden.

Sollen weitere Apps und Plattformen mit in die Broschüre aufgenommen werden, so fügt man diese vor dem Thema „Veröffentlichungen” ein. Handelt es sich um mehrere Apps ein und des­selben Anbieters (z. B. für Deutsch, Mathe und Englisch), die mit denselben personenbe­zogenen Daten genutzt werden, reicht eine einzelne Einwilligung. Nutzt die Schule aber beispielsweise zwei Produkte eines Anbieters (z. B. Antolin und Zahlenzorro von Wester­mann), muss jeweils eine eigene Seite für jedes Produkt angelegt werden.

Es ist immer anzugeben, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden sollen, welche Löschfristen bestehen und wer Empfänger der Daten sind und gegebenenfalls, ob die Daten an Dritte übermittelt werden.

Für jedes neue Produkt muss dann eine weitere Zeile auf der Seite mit den erforderlichen Unterschriften ergänzt werden.

Beispiel zur Handhabung

Die Broschüre kann bei der Schulanmeldung im Warteraum als Ansichtsexemplar oder zum Mitnehmen ausliegen (z.B. A4 laminiert oder als Broschüre A5). Die Eltern erhalten einen Ausdruck der Unter­schriftsseiten, um dort ihre Entscheidungen einzutragen, die Angaben zum Kind zu ergän­zen und zu unterschreiben. Die Unterschriftsseiten werden der Schule übergeben.

Um immer Zugriff auf die Informationen zur Medienarbeit in der Schule zu haben, sollte die Broschüre zum Abruf auf der Schulhomepage bereitgestellt werden. Im Anmeldegespräch und auf dem ersten gemeinsamen Elternabend können ggf. noch Fragen geklärt werden.

Welche Aufnahmen sind für eine Veröffentlichung auf der Schulhomepage und in der Presse mit dieser Einwilligung abgedeckt und welche nicht?

Diese Einwilligung umfasst den Umgang mit Bildaufnahmen, auf welchen das Kind nicht als Haupt­motiv (Portrait) zu sehen ist.
Beispiel: viele Schülerinnen und Schüler beim Experimen­tieren, ein Schnappschuss in die Klasse hinein während der Projektwoche, Schnappschüsse vom Völkerballturnier, …

Für Aufnahmen, bei denen die Kinder selbst Gegenstand der Aufnahme sind, sollte eine gesonderte anlassbezogene Einwilligung eingeholt werden. Solche Fotos werden häufig auch mit Namensangabe veröffentlicht.

Für Filmprojekte, die nicht im Rahmen von Unterrichtsprojekten entstehen und solche, die veröffentlicht werden sollen, muss eine eigene Einwilligung eingeholt werden. Auch Vi­deokonferenzen sollten extra bewilligt werden.

Ergänzende Hinweise zur Einführung von Apps und Plattformen

Digitale Lehr- und Lernmittel können seit der Änderung des SchulG NRW verbindlich ein­geführt werden (§120 Abs. 5): „Die Schule darf für den Einsatz digitaler Lehr- und Lernmittel personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler und der Eltern verarbeiten, soweit dies für die Aufgaben der Schule erforderlich ist.“ Dazu muss ein entsprechender Beschluss der Schulkonferenz vorliegen. Auch Plattformen (z.B. Logineo NRW, IServ, …), die unter digitale Lehr- und Lernmittel fallen, können für das Erreichen von Zielen der pädagogischen Arbeit eingeführt werden. Hier gilt ebenfalls der Beschluss der Schulkonferenz.

Besondere Regelungen für Plattformen:

  • Je nach Plattform müssen ggf. noch Nutzungsbedingungen akzeptiert werden. Diese können teilweise bei der Anmeldung online erteilt werden (z. B. Logineo NRW LMS) oder beispielsweise als Einleger oder Zusatzpapier direkt mit der Broschüre angeboten werden. Die hier zur Verfügung gestellte Nutzungsbedingung wurde für Grundschulen zusätzlich ausgeschärft. So gibt es allgemeine und schulspezifische Nutzungsregelungen, die jeweils angepasst wer­den sollten.
  • Bietet die Plattform Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit, eigene Inhalte einzustellen, muss für diesen Teil eine Einwilligung eingeholt werden.
  • Wenn eine Plattform ausschließlich für die Nutzung durch Lehrpersonen oder sonsti­ges Personal der Schule vorgesehen ist, muss die Leh­rerkonferenz einbezogen werden.

Die Löschfristen für einwilligungsfreie Daten leiten sich aus §9 VO-DVI und II ab und liegen bei 5 Jahren ab Ende des Kalenderjahres, zu dem ein Kind bzw. eine Lehrkraft die Schule verlässt.

Wenn ein digitales Lehr- und Lernmittel nicht verbindlich eingeführt wurde, muss eine Einwil­ligung eingeholt werden. Entsprechende Veränderungen in der Broschüre sind vorzuneh­men.


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